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全景数字档案

中国能源电力行业数字化建设领航者

需求分析

当前水电站建设的规模大、周期长、参建单位多,在工程档案管理方面存在较多难题:
(1)在建参建单位重工程建设、轻档案管理,档案管理制度不完善且执行不到位;
(2)档案管理人员更换频繁,存在文件收集不完整,组卷不规范、案卷整编质量差、返工率高、竣工档案突击整理、归档进度滞后等问题;
(3)传统档案管理系统主要以纸质档案扫描后人工挂接为主,大量原始文本文档无法直接归档,仍需打印纸质文件后,再扫描成pdf文件归档,人力和时间成本极大,亦是资源的浪费;
(4)归档后文件的开放力度低,档案信息跨单位、跨层级共享不畅,无法满足即调即用的需求,制约档案服务对业务的支撑能力;
随着信息化、数字化、智能化技术不断发展,解决工程档案管理过程中的这些问题变得越来越急迫,同时,档案管理的数字化也是企业数字化转型中非常重要的一部分。

工程档案管理制度不完善、监管执行不到位,归档滞后严重

档案人员配备不足、缺少专业知识和管理经验

档案资源共享不畅,利用率低

档案专项验收发现问题多,整改难度大

工程档案管理制度不完善、监管执行不到位,归档滞后严重

档案人员配备不足、缺少专业知识和管理经验

档案资源共享不畅,利用率低

档案专项验收发现问题多,整改难度大

系统简介

“全景数字档案系统”按照一级部署、两级管理、三层应用的架构,依据国家档案局的档案管理规范及要求,采用数字化、智能化技术手段,构建开放且易于扩展的工程档案管理业务中台,管理公司本部、各级项目单位以及工程建设参建单位档案工作。
系统提供单套制、双套制两种档案全生命周期管理方式。
整个系统由六大中心组成,包括集约管控中心、文件收集中心、智能归档中心、服务利用中心、数据保管中心、电子签章管理中心,涵盖了集约管控、文件收集、自动整编、智能著录、四性检测、安全保管、检索借阅、智能编研、数据服务等应用。

系统架构

应用价值

1、系统涵盖了档案管理工作中的文件收集、整编、著录、检索借阅、编研等环节,实现档案全生命周期管理,解决在档案管理过程中的收集不完整、组卷不规范、返工率高等问题,提高档案管理效率。
2、建立本部与各基层单位“上传下达”体系 ,通过开展在线调研、档案验收进度管理、任务下达等工作,提升档案管理工作的及时性和效率。
3、提供对电子文件及电子档案的统一检索、在线借阅、查阅档案、智能编研等应用服务,更好地满足用户对档案信息资源的服务需求,全面提升档案服务利用价值。
4、通过统一的电子签章应用技术服务,保障业务系统内形成的原生电子文件合法、合规性,满足《国家档案法》中对于电子档案应符合“来源可靠、程序规范、要素合规”的规定。
5、系统基于“档案十防”建设标准,通过物联传感技术,将盘点数据、借阅记录、温湿度、空气质量、烟感、门禁等信息进行综合监控和融合分析,通过配置预警阀值,实现自动报警提醒,对档案库房环境进行智能监控,保障实体档案文件安全。